Een archiefruimte op kantoor wordt maar weinig bezocht. Het is er stil, donker en vaak wat vochtig. Dat trekt papiervisjes, boekluizen en muizen aan. Juist daar liggen vaak de dossiers die u moet bewaren.
Welke dieren zitten in een archief?
Papiervisjes zijn kleine, zilverkleurige insecten. Ze eten papier, lijm en stijfsel. Boekluizen zijn heel klein en leven van schimmel op vochtig papier. Muizen knagen aan karton en maken er een nest van.
Elk dier laat andere sporen achter. Papiervisjes laten kleine gaatjes en geschaafde plekken achter op papier. Boekluizen zie je vooral als bewegende stipjes op dozen. Muizen laten keutels en versnipperd karton achter.
Waarom net in het archief?
Drie dingen komen samen. Er is voedsel in de vorm van papier en karton. Er is rust, want niemand loopt er dagelijks. En er is vaak vocht, bijvoorbeeld in een kelder of een ruimte tegen een buitenmuur.
Houd de luchtvochtigheid onder ongeveer zestig procent. Boven dat niveau krijgt schimmel een kans en daarmee ook de boekluizen.
Wat kunt u zelf doen?
- Bewaar dossiers in plastic of dichte archiefdozen op stellingen, niet direct op de vloer.
- Laat minimaal tien centimeter ruimte tussen de dozen en de muur.
- Gebruik een hygrometer en kijk maandelijks naar de luchtvochtigheid.
- Verwijder losse kartonnen verpakkingen en oud papier uit de ruimte.
- Controleer kabeldoorvoeren en kieren onder de deur.
Wat betekent dit voor uw organisatie?
Voor bedrijven met een bewaarplicht is een beschadigd dossier een echt probleem. Denk aan administratie, personeelsdossiers of contracten. Voor een VvE of vastgoedbeheerder geldt hetzelfde voor technische archieven en bouwtekeningen. Schade door ongedierte is dan niet alleen een kwestie van schoonmaken.
Leg daarom vast wat u controleert en wanneer. Een eenvoudig logboek met datum, bevindingen en acties laat zien dat u zorgvuldig omgaat met uw archief. Hoe zo’n logboek eruitziet, leest u in ons artikel over het plaagdierlogboek op kantoor.
Hoe pakken wij het aan?
Wij inspecteren de ruimte, bepalen de soort en zoeken de vochtbron en de toegangen. Daarna stellen we een plan van aanpak op. Dat kan bestaan uit wering, het plaatsen van monitoringpunten en het gericht behandelen van de plek waar de dieren zitten. Papiervisjes en boekluizen nemen vaak af zodra de vochtbron is opgelost. Zonder die stap komen ze terug.
Eerlijk gezegd: bij een oud archief kan het enkele weken duren voordat de situatie rustig is. De duur hangt af van vocht, gebouw en hoeveel dozen er staan. Zie ook onze artikelen over de looproutes van muizen op kantoor en serverruimtes en warmte.
Foto: mooncow, CC BY-SA 3.0, via Wikimedia Commons.
Lees ook