Het plaagdierlogboek op kantoor: wat erin hoort en hoe lang u het bewaart

In veel kantoorpanden staat een map met inspectierapporten in een kast. Niemand kijkt erin. Toch is dat logboek het enige stuk waarmee u kunt aantonen dat u uw pand serieus beheert. En het vertelt u iets wat u anders niet ziet.

Wat een plaagdierlogboek eigenlijk is

Een plaagdierlogboek is het dossier van alles wat er in uw pand met ongedierte gebeurt. Het bevat de rapporten van uw bestrijder, uw eigen meldingen en de acties die daaruit volgden.

Het is geen administratieve verplichting die u even afvinkt. Het is uw geheugen. Zonder logboek weet niemand meer of die muizenmelding op de derde verdieping vorig jaar ook al speelde.

Wat er in elk geval in hoort

Een bruikbaar logboek bevat zes onderdelen. Ten eerste een plattegrond met de plek van elk lokaasstation, elke vangklem en elke vangplaat. Ten tweede de inspectierapporten van uw bestrijder, met datum en bevindingen per punt.

Ten derde uw eigen meldingen vanuit het gebouw. Ten vierde de bouwkundige adviezen en of die zijn uitgevoerd. Ten vijfde de gebruikte middelen, met naam en toelatingsnummer. En ten zesde de contactgegevens van uw bestrijder en zijn certificering.

Hoe lang u het bewaart

Er is voor kantoren geen aparte wettelijke bewaartermijn voor een plaagdierlogboek. In de praktijk houden de meeste beheerders drie jaar aan. Zo ziet u drie keer hetzelfde seizoen en kunt u trends vergelijken.

Werkt u met een keurmerk of met een huurder die voedsel verwerkt? Dan kan de auditor een langere termijn vragen. Vijf jaar is dan gebruikelijk. Leg de termijn vast in uw contract, dan hoeft u er later niet over te discussiëren.

Gebruikt u een papieren map? Bewaar die dan niet in een vochtige ruimte. Papier en karton zijn zelf voedsel voor papiervisjes. Hoe u papier met bewaarplicht beschermt, leest u in ons artikel over de archiefruimte op kantoor.

Digitaal of op papier

Steeds meer bestrijders leveren hun rapporten digitaal aan. Dat werkt prettig, want u kunt zoeken en filteren. Zorg wel dat u zelf toegang houdt tot het systeem, ook als u van leverancier wisselt.

Vraag bij het einde van een contract altijd om een export van uw eigen gegevens. Dat is uw dossier, niet dat van de bestrijder. Zonder die export begint uw opvolger weer bij nul.

Het logboek als meetinstrument

Hier zit de echte winst. Zet de meldingen van een jaar naast elkaar en er ontstaat een beeld. Komen de meldingen steeds uit dezelfde hoek van het pand? Dan zit daar een bouwkundig gat, geen toeval.

Piekt het elk najaar in oktober? Dan ziet u de normale instroom van muizen die de warmte opzoeken. Wat u daar in september aan kunt doen, staat in ons artikel over muizen in het najaar op kantoor.

Zorg dat er iets ín het logboek komt

Een logboek vult zich niet vanzelf. Het loopt leeg als medewerkers niet weten waar ze een melding kwijt kunnen. Dan blijft een waarneming hangen in een appgroep en komt die nooit bij u terecht.

Richt daarom één duidelijk meldpunt in. Hoe u dat opzet, beschrijven wij in een meldpunt voor ongedierte op kantoor.

Wat wij voor u vastleggen

Wij werken volgens IPM. Dat betekent dat wij eerst de oorzaak zoeken en pas als laatste naar een middel grijpen. Elk bezoek levert een rapport op met bevindingen per controlepunt en een concreet advies.

U krijgt die rapporten in een vorm die u kunt bewaren en doorgeven. Zo bouwt u zonder extra werk een dossier op dat elke audit doorstaat.