Elk bedrijf moet zijn administratie zeven jaar bewaren. Dat is de bewaarplicht van de Belastingdienst. Veel kantoren doen dat nog op papier. Die dozen staan in een kelder, een kast onder de trap of een ruimte zonder ramen. Daar komt bijna nooit iemand. Precies daarom is het archief een van de meest kwetsbare plekken van het pand. In dit artikel leest u welke dieren uw papier opeten en hoe u dat voorkomt.
Welke dieren leven van papier
Papiervisjes zijn de grootste boosdoener. Het is een klein grijs insect zonder vleugels. Het lijkt op een zilvervisje, maar het houdt van droge, warme ruimtes. Papiervisjes eten de lijm en het zetmeel in papier en karton. Een dossier dat jaren in een doos ligt krijgt rafelige randen en gaten. De schade ziet u pas als u de doos opent.
Zilvervisjes komen op vocht. Staat uw archief in een kelder of tegen een buitenmuur, dan zijn zij de eerste die u ziet. Ze eten papier, boekbinderslijm en de gelatine van oude foto’s. Meer over hun gedrag leest u in ongedierte na een lekkage.
Muizen knagen papier niet op om te eten. Ze gebruiken het als nestmateriaal. Een archiefdoos onderin een stelling is voor een muis een warm, stil huis. De urine trekt in het papier. Dat dossier is dan niet meer te gebruiken.
Boekenwormen en broodkevers zitten in oude boeken en in lijm. Ze komen minder vaak voor, maar in een archief dat tien jaar dicht zat kunnen ze veel schade doen.
Waarom het archief de ideale plek is
Drie dingen maken een archief aantrekkelijk. Er is voedsel: papier, karton en lijm. Er is rust: niemand komt er, dus niemand stoort. En er is een stabiel klimaat: geen tocht, geen schoonmaak, vaak wel warmte van een cv-leiding of een serverkast ernaast.
Kartonnen archiefdozen maken het erger. Karton is zelf voedsel. De golfjes in de wand zijn kleine tunnels waar papiervisjes en kakkerlakken in schuilen. Een pallet dozen rechtstreeks uit een verhuizing brengt vaak al bewoners mee. Lees ook ons artikel over lockers en persoonlijke spullen op kantoor. Daar geldt hetzelfde: opslag die niemand opent, is opslag die niemand controleert.
Wat u zelf kunt doen
Zet de dozen niet op de vloer. Gebruik metalen stellingen met de onderste plank op minimaal 15 centimeter hoogte. Zo kunt u eronder vegen en ziet u keutels of vraatsporen meteen.
Houd de ruimte droog. Een luchtvochtigheid onder de 55 procent maakt de ruimte ongeschikt voor zilvervisjes. Een simpele hygrometer kost een paar euro. Staat de meter regelmatig boven de 60 procent, dan is er een vochtprobleem dat u eerst moet oplossen.
Vervang karton door kunststof archiefdozen met een deksel. Dat is een investering, maar die dozen zijn dicht, eten niet mee en zijn schoon te maken.
Loop het archief elk kwartaal na. Open een paar dozen op verschillende plekken. Kijk naar rafelige randen, gaatjes, zwarte puntjes en een muffe geur. Leg een paar lijmvallen in de hoeken. Wat daarop zit, vertelt u wat er leeft.
Ruim op wat weg mag. Na zeven jaar mag veel administratie vernietigd worden. Minder papier is minder voedsel en minder schuilplek.
Wanneer u ons belt
Ziet u papiervisjes of zilvervisjes op meerdere plekken in het pand, dan is het archief zelden de enige bron. Dan zit er ergens vocht, meestal in een kelder, een kleedkamer of achter een lekkende leiding. Lees daarover ons artikel over vochtige ruimtes op kantoor.
Wij werken volgens IPM. Dat staat voor Integrated Pest Management: eerst de oorzaak weghalen en dan pas bestrijden. In een archief betekent dat: vocht meten, de ruimte afdichten, monitoren met vallen en gericht behandelen op de plekken waar de dieren echt zitten. We spuiten niet over uw dossiers heen. U krijgt na elk bezoek een rapport. Dat kunt u ook gebruiken als bewijs richting uw accountant of verzekeraar als er toch een dossier verloren gaat.
Hebt u ook een winkel of opslag met veel papier en karton? Lees dan ook ongedierte in de boekhandel.