Een audit in uw winkel of supermarkt: zo staat uw ongediertedossier op tijd klaar

Elke winkel die eten verkoopt, krijgt te maken met controles. Dat kan de NVWA zijn. Het kan ook een audit zijn van uw hoofdkantoor, uw franchiseketen of een keurmerk. Bijna altijd vraagt de controleur naar ongedierte. Heeft u dan geen goed dossier, dan krijgt u een minpunt. Ook als er helemaal geen ongedierte is. In dit artikel leest u wat er in zo’n dossier hoort en hoe u het op orde houdt.

Wat is een audit precies?

Een audit is een controle volgens een vaste lijst. De controleur kijkt of u doet wat u belooft. Hij kijkt naar de winkel zelf. Maar hij kijkt vooral naar uw papieren. Kunt u laten zien dat u ongedierte voorkomt? Weet u wat u doet als het toch gebeurt? En kunt u bewijzen dat dit ook echt gebeurt?

Bij een supermarkt gaat het vaak om de hygiënecode voor de levensmiddelenhandel. Dat is de vertaling van de HACCP-regels voor winkels. HACCP zijn de regels voor voedselveiligheid.

Wat er in uw ongediertedossier hoort

Een goed dossier is niet ingewikkeld. Het bestaat uit een paar vaste onderdelen:

• Een plattegrond. Hierop staan alle controlepunten, zoals lokdozen en insectenvallen. Elk punt heeft een nummer.
• Een contract. Hieruit blijkt wie de bestrijding doet en hoe vaak er een bezoek is.
• Bezoekrapporten. Na elk bezoek staat erin wat er is gecontroleerd en wat er is gevonden.
• Een lijst met gebruikte middelen. Met daarbij het veiligheidsblad van elk middel.
• Bewijs van vakkennis. Een kopie van het certificaat van de bestrijder.
• Meldingen en acties. Wat zag uw personeel, wanneer, en wat is eraan gedaan?

De meest gemaakte fouten

De meeste minpunten gaan niet over ongedierte zelf. Ze gaan over gaten in het dossier. Een plattegrond die niet klopt omdat de winkel is verbouwd. Een lokdoos die op de kaart staat maar in het echt weg is. Een rapport waarin staat dat er muizen zijn gevonden, maar geen woord over wat er daarna is gedaan.

Een andere fout is een dossier dat alleen bij de bestrijder ligt. De controleur wil het in uw winkel zien. Zorg dus dat er een map of een digitale omgeving is die de bedrijfsleider zelf kan openen.

Laat de winkel zelf ook kloppen

De controleur loopt ook door de winkel en het magazijn. Hij kijkt onder de rekken en achter de pallets. Hij kijkt naar de laaddeur. Staat die de hele dag open? Dan is dat een punt. Meer daarover leest u in ons artikel over laad- en losdeuren.

Let ook op de plek waar beschadigde producten worden verzameld. Kapotte pakken meel of gebroken potten trekken snel ongedierte aan. Hoe u die hoek netjes houdt, leest u in derving en breuk in uw winkel. En voor het magazijn zelf is ons artikel over voorraadbeheer in de winkel handig.

Uw personeel moet het ook weten

Een controleur vraagt soms aan een medewerker wat hij doet als hij een muis ziet. Weet die medewerker het niet, dan is dat een minpunt. Leg daarom uit waar het meldformulier ligt. Leg ook uit wie gebeld moet worden. Een korte uitleg bij het inwerken van nieuw personeel is genoeg.

Wat wij voor u regelen

Wij werken volgens IPM. Dat betekent dat we eerst voorkomen en pas als laatste bestrijden. Bij elk bezoek controleren we alle punten en werken we de plattegrond bij als er iets is veranderd. U krijgt na elk bezoek een rapport. Daarin staat wat we zagen en wat we adviseren.

Heeft u meerdere winkels? Dan zorgen we dat elke winkel hetzelfde soort dossier heeft. Dat maakt het voor uw hoofdkantoor makkelijk om alles te vergelijken.

Kort samengevat

• Bij een audit telt uw dossier net zo zwaar als de winkel zelf.
• Houd de plattegrond actueel en noteer elke actie na een melding.
• Zorg dat de bedrijfsleider het dossier zelf kan laten zien.
• Leer uw personeel wat ze moeten doen bij een melding.