Een meldpunt voor ongedierte op kantoor: zo hoort u het als eerste

Bijna elke plaag op kantoor is door iemand gezien voordat wij gebeld werden. Een medewerker zag een muis wegschieten bij de printer. Iemand vond keutels in een la. De vraag is dus niet of uw mensen het zien. De vraag is of u het te horen krijgt.

Waarom meldingen blijven liggen

Er zijn drie redenen waarom een medewerker niets zegt. De eerste is twijfel. Was dat nou een muis of een schaduw? Mensen willen niet voor gek staan.

De tweede reden is dat ze niet weten bij wie ze moeten zijn. Bij de receptie? Bij de facilitair manager? Bij de schoonmaak? Als het antwoord onduidelijk is, kiest bijna iedereen voor niets doen.

De derde reden is dat een eerdere melding nergens toe leidde. Wie een keer iets meldt en daarna nooit meer wat hoort, meldt de tweede keer niet meer. Dat is de duurste van de drie.

Het gevolg is altijd hetzelfde. U hoort het pas als er meerdere mensen klagen. Op dat moment is de populatie al gegroeid en is de behandeling zwaarder. Een muizenpaar kan in gunstige omstandigheden binnen een paar maanden voor tientallen dieren zorgen.

Wat een werkend meldpunt bevat

Houd het klein. Een meldpunt is geen systeem, het is een afspraak. U hebt drie dingen nodig.

Ten eerste een adres dat iedereen kent. Een mailadres zoals melding@uwbedrijf.nl werkt prima. Een kanaal in Teams of Slack werkt ook. Kies er een en communiceer er ook maar een.

Ten tweede vier vaste vragen. Wat zag u? Waar precies? Wanneer? Hebt u een foto? Meer hoeft u niet te vragen. Hoe meer velden u toevoegt, hoe minder mensen de moeite nemen.

Ten derde een vaste bevestiging. Iedere melder krijgt binnen een dag antwoord, ook als het antwoord is dat het loos alarm was. Dat is de belangrijkste van de drie. Zonder terugkoppeling droogt uw meldstroom binnen een half jaar op.

Vraag altijd om een foto

Een foto lost de meeste twijfel meteen op. Een zilvervisje en een papiervisje lijken op elkaar, maar vragen om een andere aanpak. Muizenkeutels en kakkerlakkenkeutels worden regelmatig verwisseld. Vliegjes bij een plant zijn iets anders dan vliegjes bij een afvoer.

Vraag uw mensen om er iets van bekend formaat naast te leggen. Een muntstuk of een pen is genoeg. Grootte is bij het determineren vaak doorslaggevend.

Wij kunnen op een goede foto in de meeste gevallen al zeggen of het urgent is. Dat scheelt u een bezoek dat niet nodig was, of het scheelt u een week wachten terwijl het wel nodig was.

Wie beoordeelt de melding

Wijs een persoon aan die de melding als eerste bekijkt. Meestal is dat de facilitair medewerker of de office manager. Die persoon doet drie dingen.

Kijken of het klopt. Loop naar de plek toe en kijk zelf. Dat kost tien minuten en voorkomt onnodige bezoeken.

Kijken of er een simpele oorzaak is. Staat er een gft-bak die niet geleegd wordt? Ligt er eten in een locker? Staat er een deur naar de fietsenstalling open? In veel gevallen ligt de oorzaak binnen handbereik. Wij schreven daarover eerder over de entree van uw kantoor.

Beslissen of het naar buiten moet. Spreek vooraf af bij welke signalen u ons direct belt. Wij adviseren: alles wat leeft en groter is dan een insect, alle sporen in een ruimte waar eten is, en alles wat meer dan een keer gemeld wordt.

Leg de meldingen vast, ook de loze

Zet elke melding in een simpele lijst. Datum, plek, wat er gemeld werd, wat u vond en wat u deed. Een spreadsheet is genoeg.

De waarde zit in het patroon. Drie meldingen in een jaar op dezelfde verdieping bij dezelfde schacht is geen toeval. Meldingen die elk najaar in september beginnen, wijzen op muizen die de warmte opzoeken. Meldingen die piek na een schoonmaakwissel, wijzen op een gat in het schoonmaakcontract. Hoe u die twee op elkaar aansluit, staat in ons artikel over schoonmaak en ongediertebestrijding op kantoor.

Die lijst is ook uw onderhandelingsmateriaal. Bij een gedeeld pand kunt u er de beheerder of de VvE mee laten zien dat het probleem structureel is en niet bij u begint.

Zet reactietijden in uw contract

Een meldpunt werkt alleen als er aan de andere kant ook iemand opneemt. Spreek daarom met uw bestrijder af binnen hoeveel werkdagen er iemand komt na een melding. Leg vast wat er gebeurt bij spoed.

Vraag ook of tussentijdse bezoeken binnen het contract vallen of los in rekening gaan. Dat verschilt sterk per aanbieder. Wij zetten het altijd vooraf op papier, zodat u niet voor verrassingen komt te staan. Waar u verder op moet letten, leest u in een bestrijdingsbedrijf kiezen.

Wat het u oplevert

Een melding die twee dagen oud is, kost meestal een enkel bezoek. Een melding die twee maanden oud is, kost een traject van weken en veel meer overlast voor uw mensen.

Daarbij komt iets wat lastiger te meten is. Medewerkers die zien dat er iets met hun melding gebeurt, blijven melden. Dat maakt uw kantoor op termijn beter beheersbaar dan welk contract of welk apparaat ook.