Overstappen naar een andere ongediertebestrijder: zo regelt u de overdracht zonder gaten

Uw contract met de huidige ongediertebestrijder loopt af. U wilt overstappen. Dat gebeurt vaker dan u denkt, bijvoorbeeld na een aanbesteding of een fusie van panden. De overstap zelf is het risicomoment. Als de oude partij vertrekt voordat de nieuwe alles kent, ontstaat er een gat in de controle. In dit artikel leest u hoe u dat voorkomt.

Waarom een overstap misgaat

Bij een overstap verdwijnt kennis. De oude bestrijder wist welke hoek in uw kelder altijd problemen geeft. Hij wist welk lokstation twee jaar geleden vol muizen zat. Die kennis staat zelden compleet op papier. Als u niets regelt, begint de nieuwe partij bij nul.

Daarnaast blijft er vaak materiaal achter. Lege lokstations, vergeten vangkooien, kleefstroken boven een verlaagd plafond. Niemand weet meer van wie ze zijn. Ze worden niet gecontroleerd en niet weggehaald. Zo staat er apparatuur in uw pand die niets doet, terwijl u wel denkt dat u beschermd bent.

Begin drie maanden voor het einde

Kijk op tijd in uw contract. Let op de opzegtermijn en op de datum waarop het contract stilzwijgend verlengt. Veel contracten in deze branche lopen een jaar en verlengen automatisch. Als u die datum mist, zit u er nog een jaar aan vast.

Drie maanden is genoeg om rustig te vergelijken, een keuze te maken en de overdracht te plannen. Waar u bij het vergelijken op let, staat in ons artikel over een bestrijdingsbedrijf kiezen.

Vraag uw dossier op voordat u opzegt

Dit is de belangrijkste stap. Vraag uw huidige bestrijder om het volledige dossier voordat u de samenwerking beëindigt. Daarna wordt meewerken vaak minder vanzelfsprekend.

Uit welke stukken bestaat zo een dossier? De plattegrond met alle stations en vangmiddelen, genummerd. Alle inspectierapporten van de afgelopen jaren. De lijst met gebruikte middelen. De risicoanalyse van uw pand. En de lijst met aanbevelingen die nog openstaan.

Dat laatste punt wordt vaak vergeten. Vrijwel elk rapport eindigt met adviezen voor het gebouw, zoals een kier dichtzetten of een rooster vervangen. Als die adviezen nooit zijn uitgevoerd, wilt u dat weten. Anders vraagt uw nieuwe bestrijder er over een half jaar opnieuw om.

Plan een overlap van een maand

Laat de nieuwe partij beginnen voordat de oude stopt. Een maand overlap kost weinig en levert veel op. In die maand loopt de nieuwe technicus het pand door met uw dossier in de hand. Hij controleert of elk station op de plattegrond er ook echt staat.

In de praktijk klopt de plattegrond zelden helemaal. Er zijn stations verdwenen tijdens een verbouwing. Er staan stations die niet op de kaart staan. Die eerste ronde levert dus altijd een bijgewerkte kaart op. Dat is meteen uw nulmeting.

Regel wie het oude materiaal weghaalt

Spreek schriftelijk af wie de oude stations verwijdert en wanneer. Lokstations met gif mogen niet zomaar in de container. Dat is chemisch afval. De partij die het geplaatst heeft, hoort het ook op te ruimen.

Loop na afloop zelf met de lijst mee. Vink af. Blijft er iets staan, meld dat dan binnen de looptijd van het contract. Daarna is het lastig.

Neem uw logboek over, niet alleen uw contract

Het plaagdierlogboek is de kern van uw dossier. Daarin staat elke melding, elke controle en elke actie. Bij een overstap moet dat logboek doorlopen. Het mag geen nieuw boek worden dat op nul begint.

Spreek af dat de oude rapporten als bijlage in het nieuwe logboek komen. Een inspecteur of auditor wil de geschiedenis kunnen volgen. Hoe u zo een logboek opbouwt en hoe lang u het bewaart, leest u in ons artikel over het plaagdierlogboek op kantoor.

Werk uw interne meldroute bij

Op veel kantoren hangt een kaartje bij de receptie met een telefoonnummer. Of er staat een adres in het meldsysteem van de facilitaire dienst. Bij een overstap blijft dat oude nummer er vaak maanden staan. Dan belt uw receptioniste een bedrijf dat niet meer voor u werkt.

Loop dus alle plekken langs waar de oude gegevens staan. Denk aan het intranet, het meldformulier, de map bij de balie en de bordjes in de technische ruimte. Meer over het inrichten van die route leest u bij een meldpunt voor ongedierte op kantoor.

Stel de nieuwe partij vijf vragen

Voordat u tekent, is dit handig om te vragen. Wie is mijn vaste technicus en wie vervangt hem bij ziekte? Binnen hoeveel uur bent u er bij een spoedmelding? Krijg ik na elke controle een rapport, en hoe snel? Werkt u volgens IPM, dus eerst weren en pas daarna eventueel bestrijden? En wat kost een extra bezoek buiten het contract om?

IPM staat voor geïntegreerde plaagdierbeheersing. Het betekent dat gif het laatste middel is en dat het gebouw op orde brengen voorop staat. In Nederland is die werkwijze voor bedrijven de norm.

Zeg netjes op

Zeg schriftelijk op, per aangetekende brief of per mail met leesbevestiging. Noem de einddatum en vraag om een bevestiging. Vraag in diezelfde brief om het dossier en om het weghalen van het materiaal. Dan staat alles in een document.

Overstappen naar ons?

Wij nemen kantoorpanden in Groot-Amsterdam en Flevoland regelmatig over van een andere bestrijder. Wij lopen uw pand door met uw bestaande dossier, leveren een bijgewerkte plattegrond en zetten uw logboek gewoon door. U merkt er verder weinig van. Vraag vrijblijvend een offerte aan.